Zásady zpracování osobních údajů
1. CO JE TOTO ZA DOKUMENT?
V případě, že chcete spolupracovat se SmartEmailingem, potřebujeme zpravidla provést výběrové řízení či si jinak prověřit možnosti spolupráce. V souvislosti s tím pak zpracováváme Vaše osobní údaje.
V takovém případě máme milou povinnost informovat Vás o tom, jak Vaše osobní údaje zpracováváme, včetně dalších informací, které Vám umožní zkontrolovat, že je vše v pořádku.
2. KDO JSTE?
Jsme obchodní společnost SmartSelling a.s., se sídlem Netroufalky 797/5, Bohunice, 625 00 Brno, sp. zn. B 7559 vedená u Krajského soudu v Brně a jsme poskytovatelem služby SmartEmailing.
Vzhledem k tomu se často dostáváme do pozice správce osobních údajů.
3. CO V TOMTO DOKUMENTU NALEZNU?
V tomto dokumentu bychom Vás chtěli informovat o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje v souvislosti s vyplněním formulářů na našich stránkách.
4. CO JSOU TO OSOBNÍ ÚDAJE?
Osobní údaje jsou informace, které o Vás zpracováváme. Jedná se tedy o informace, které nám buď sami sdělíte, nebo je o Vás nějakým způsobem získáme (např. při používání naší aplikace). Samotné osobní údaje se pak dělí do jednotlivých kategorií, které mohou být např.:
Kategorie | Příklad |
Identifikační údaje | Např. jméno, příjmení, titul, přezdívka… |
Adresní údaje | Např. název obce, ulice, číslo popisné či evidenční číslo, PSČ. |
Kontaktní údaje | Např. e-mail, telefonní číslo, přezdívka na sociálních sítích. |
Platební údaje | Např. fakturační údaje či číslo účtu. |
Obsah komunikace | Např. obsah naší komunikace či Vašich zpráv. |
Není to tak, že by vždy docházelo ke zpracování osobních údajů ve výše uvedeném rozsahu. Vždy bude záležet na konkrétní situaci.
5. CO VÁS OPRAVŇUJE K TOMU MOJE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVAT?
Buďte ujištěni, že Vaše osobní údaje zpracováváme vždy v souladu s GDPR, a to vždy na základě platného právního titulu. Dle čl. 6 GDPR můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat pouze v případě, že:
- nám k tomu dáte svůj svobodný a vždy odvolatelný souhlas;
- nám dané zpracování ukládá zákon a zpracování probíhá v rámci plnění naší zákonné povinnosti;
- nám dané zpracování ukládá smlouva, kterou spolu uzavřeme, či v případě, že se k takovému uzavření schyluje;
- nám svědčí oprávněný zájem Vaše osobní údaje zpracovávat a takový oprávněný zájem má přednost před Vašimi právy na soukromí.
To, na základě čeho zpracováváme Vaše osobní údaje v konkrétním případě, naleznete níže.
6. JAK ZPRACOVÁVÁTE MOJE OSOBNÍ ÚDAJE V PŘÍPADĚ VÝBĚROVÝCH ŘÍZENÍ
Pokud chcete spolupracovat se SmartEmailing, musíte projít výběrovým řízením, v rámci kterého posuzujeme nové zaměstnance či partnery.
V takovém případě zpracováváme Vaše osobní údaje za následujícími účely:
Účel | Rozsah | Právní titul | Doba zpracování |
Provedení výběrového řízení, včetně shromáždění informací o uchazeči, vyhodnocení kvalifikačních předpokladů a související komunikace | Identifikační údaje; Kontaktní údaje; Adresní údaje; Údaje o vzdělání a kvalifikaci; Údaje o předchozím zaměstnání; Údaje ze životopisu; | Nezbytnost pro splnění smlouvy (popřípadě oprávněný zájem správce v případě, že zastupujete právnickou osobu) | Po dobu trvání výběrového řízení, maximálně 1 rok po ukončení výběrového řízení. |
Vedení evidence kandidátů, včetně související komunikace v rámci oslovení s nabídkou zaměstnání | Identifikační údaje; Kontaktní údaje; Adresní údaje; Údaje o vzdělání a kvalifikaci; Údaje o předchozím zaměstnání; Údaje ze životopisu; | Souhlas | Po dobu tří let od udělení souhlasu, popřípadě do jeho odvolání |
Pokud nám sdělíte svoje údaje, jsou používány výhradně pro účely provedení výběrového řízení – ledaže nám dáte svůj svobodný souhlas k tomu, abyste v případě neúspěchu mohli zůstat v naší databázi a my se na Vás mohli obrátit příště.
7. JAK ZPRACOVÁVÁTE MOJE OSOBNÍ ÚDAJE V PŘÍPADĚ KONTAKTNÍHO FORMULÁŘE?
Pokud s námi naopak chcete komunikovat Vy, budeme jedině rádi. V takových případech zpracováváme Vaše osobní údaje za následujícími účely:
Účel | Rozsah | Právní titul | Doba zpracování |
Zodpovězení dotazu a související komunikace | Identifikační údaje Kontaktní údaje Obsah komunikace | Oprávněný zájem | Po dobu trvání naší komunikace, ne však déle, než 1 rok od jejího ukončení |
Uvedení výše uvedených údajů není z Vaší strany povinné, nicméně bez nich nejsme schopni s Vámi komunikovat. Zodpovězení Vašeho dotazu je tak v našem oprávněném zájmu. Pokud byste měli pocit, že v rámci Vašeho případu překračujeme náš oprávněný zájem, máte možnost proti tomuto zpracování podat námitku postupem uvedeným níže.
8. PO JAKOU DOBU ZPRACOVÁVÁTE OSOBNÍ ÚDAJE?
Vaše osobní údaje zpracováváme pouze po nezbytnou dobu, nikdy ne déle, než opravdu potřebujeme. Veškeré doby zpracování naleznete vždy u příslušného účelu výše.
9. KOMU OSOBNÍ ÚDAJE ZPŘÍSTUPŇUJETE?
Vaše osobní údaje zpřístupňujeme třetím osobám pouze v případě, že nám to ukládá zákon, nebo k tomu dochází na základě zpracovatelské smlouvy. Níže uvádíme kategorii příjemců, přičemž vždy Vám velmi rádi dáme konkrétní informaci o konkrétních příjemcích:
– Poskytovatelé IT řešení. Protože využívání IT služby třetích stran, mohou mít z povahy věci přístup k Vašim osobním údajům.
10. JAKÁ MÁM PRÁVA SPOJENÁ SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
S ohledem na skutečnost, že zpracováváme Vaše osobní údaje, máte vůči nám různá práva, o jejichž obsahu, podmínkách uplatnění a omezení bychom Vás chtěli informovat.
10.1. Právo na přístup
Prakticky kdokoliv má právo nás oslovit a získat od nás potvrzení, zda zpracováváme či nezpracováváme jeho osobní údaje. Nadto máte kdykoliv právo požádat nás o bližší informace o zpracování Vašich osobních údajů, jako jsou účely zpracování, kategorie dotčených údajů, příjemci, doba zpracování, Vaše práva apod.
Stejně tak máte právo od nás získat kopii veškerých osobních údajů, které o Vás zpracováváme. Jediný důvod, proč bychom Vám neměli vyhovět, je situace, kdy by se to nepříznivě dotklo práv a svobod jiných osob, resp. subjektů údajů.
10.2. Právo na opravu
Pokud byste zjistili, že zpracováváme Vaše osobní údaje nepřesně (např. máme starou adresu, kontaktní údaje apod.), máte vždy právo nás požádat o to, abychom nepřesné údaje opravili, popřípadě doplnili na základě Vašeho dodatečného prohlášení.
10.3. Právo na výmaz (právo být zapomenut)
Vaše osobní údaje zpracováváme pouze po námi určenou dobu a poté je ihned mažeme. Vedle toho máte však právo nám napsat, abychom Vaše osobní údaje vymazali v případě, že nastane jeden z těchto důvodů:
- osobní údaje již nejsou pro účely dané výše potřeba;
- odvoláte svůj souhlas se zpracováním osobních údajů;
- vznesete námitku proti oprávněnému zájmu a my vyhodnotíme, že tento oprávněný zájem nepřevažuje nad Vašimi právy (v případě marketingových účelů na základě oprávněného zájmu tyto údaje vymažeme ihned);
- zpracování bylo protiprávní;
- výmaz nám ukládá právo České republiky či právo EU.
Ne ve všech případech Vám však můžeme vyhovět. Někdy existují důvody, pro které bychom si měli Vaše osobní údaje ponechat v případě, kdy je to nezbytné:
- pro výkon práva na svobodu projevu a informace;
- pro splnění zákonné povinnosti;
- z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví;
- pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely;
- pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
10.4. Právo na omezení zpracování
Pakliže nás o to požádáte, přestaneme zpracovávat Vaše osobní údaje, resp. je ponecháme uložené, ale jinak je zpracovávat nebudeme. Tomuto právu se říká „právo na omezení zpracování“ a můžete ho využít pouze v následujících případech, kdy:
- popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou ke ověření jejich přesnosti;
- zpracování je protiprávní, odmítnete výmaz osobních údajů a budete vyžadovat omezení jejich použití;
- již osobní údaje nebudeme potřebovat pro účely zpracování, ale vy po nás budete požadovat jejich uchování pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
- vznesete námitku proti oprávněnému zájmu a to až do doby posouzení její oprávněnosti.
10.5. Právo na přenositelnost
V případě, kdy Vaše osobní údaje zpracováváme automatizovaně a zpracování je založeno na souhlasu nebo nezbytnosti pro splnění smlouvy, máte právo na tzv. přenositelnost. Právo na přenositelnost Vám zaručuje, že údaje, které jste nám poskytli, Vám předáme v běžně používaném a strojově čitelném formátu, popř. tato data předáme jinému správci, kterého nám označíte.
10.6. Právo na námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu
V případě, kdy zpracováváme Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, máte právo podat proti tomuto zpracování odůvodněnou námitku. V případě zpracování pro účely přímého marketingu nemusíte žádost odůvodňovat a my v souladu s GDPR ihned přestaneme vaše osobní údaje zpracovávat.
Tak je tomu například v případě, kdy Vám zasíláme obchodní sdělení o obdobných produktech či službách, které jste u nás nakoupili, tedy na základě tzv. zákaznické výjimky. Pokud si toto nepřejete, dejte nám vědět na náš e-mail, popřípadě nám tuto informaci sdělte na příslušném místě při registraci či objednávce a my tak nebudeme činit, popřípadě s tím přestaneme. Stejně tak můžete v rámci našich obchodních sdělení použít odkaz pro odhlášení, který je uveden na konci e-mailu.
V ostatních případech máme právo Vaši námitku přezkoumat a posoudit, zda Vaše práva mají přednost před naším oprávněným zájmem.
10.7. Právo na odvolání souhlasu
Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu, máte samozřejmě právo souhlas kdykoliv odmítnout a vzít zpět. V takovém případě již nebudeme pokračovat s dalším zpracováním a pokud nám v tom zákon nebude bránit, tak Vaše osobní údaje smažeme.
Pokud však budeme zpracovávat Vaše osobní údaje i na základě jiného právního titulu, nemáme povinnost (někdy ani nesmíme) dané osobní údaje smazat.
10.8. Právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů
Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme protiprávně, máte pochopitelně právo obrátit se se stížností k dozorovému úřadu, jímž je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
11. JAK MOHU UPLATNIT VÝŠE UVEDENÁ PRÁVA?
Pakliže byste chtěli uplatňovat svoje práva, napište nám prosím na e-mail podpora@smartemailing.cz popřípadě využijte nastavení ve Vašem uživatelském účtu, pokud to pro dané právo umožňuje.
12. PŘEDÁVÁTE OSOBNÍ ÚDAJE MIMO EU?
Nepředáváme.
13. POUŽÍVÁTE V RÁMCI ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNÍ ROZHODOVÁNÍ?
Nikoliv.