Dnes trošku z jiného soudku. Podíváme se na osobní email komunikaci a její management.
Také trávíte odpovídáním a čtením emailů hodně času? Zajímá vás, jak tuto činnost zefektivnit?
Zde je pár tipů, které se bohatě osvědčily v praxi…
1. Zpracovávejte emaily v dávkách
Jeden průzkum produktivity ukázal, že programátor potřebuje až hodinu na to, aby se po vyrušení opět dostal do plně produktivního stavu. Stejně to funguje i s ostatními činnostmi.
Když na něčem pracujete, vypněte telefon a všechny ostatní programy, zavřete prohlížeče internetových stránek a soustřeďte se naplno na jednu jedinou činnost – třeba řešení emailů.
Zaveďte přísný režim pro dobu, kdy kontrolujete emaily. Jaká lhůta je zvykem pro odpověďi ve vaší oblasti? Zvykem je odpovědět do 24h ale někde i do dvou dnů. Takže teoreticky by vám mělo stačit kontrolovat emaily jednou, dvakrát denně. Nejlépe ve stejnou dobu.
Taky omezte dobu, po kterou se emailům věnujete. Například na jednu hodinu. Co nezvládnete dnes, vyřešíte zítra. Tento přístup je velmi efektivní, protože se snažíte vyřešit vše rychle.
2. Čtěte a pak ihned řešte
Možná jste již slyšeli o lidech, co si pročtou všechny emaily a pak je začnou řešit. Někdy to trvá možná i pár hodin, než se vrátí k již přečteným zprávám. Tento zlozvyk člověka nejenže vyvede z produktivního stavu, protože jeho mysl musí “přepínat” mezi různými druhy činností, ale také nic neušetří, protože si zprávu většinou musíte při odpovídání přečíst podruhé. V horším případě na některé emaily zapomenete nadobro, protože se vám pomíchají s těmi již pročtenými a vyřešenými.
Jednoduché řešení tedy zní: Email čtěte jen v případě, že jste připraveni ho ihned vyřešit.
3. Zkraťte je
Tuto praxi ocení i “člověk na příjmu”:
- zbavte se zbytečných slov, vět a odstavců
- reagujte jen na nezbytně nutnou část. Ne všechno vyžaduje vaši pozornost.
- zapomeňte na to, co vás učili ve škole o odstavcích. Čím víc tím lépe platí u emailů. Zvyšuje se tak čtivost textu. Klidně odsaďte každé dvě věty.
4. Oslaďte to
Email můžete udělat příjemnějším pro druhé jednoduchým použitím následujícího:
- oslovujte v úvodu příjemce jménem
- používejte smajlíky… pokud je to vhodné 🙂
- rozlučte se jen jménem. Potrvá to jen sekundu či dvě a úplně to změní tón zprávy.
5. Čtěte po sobě
Máte jen jeden pokus odeslat email, proto buďte pečliví. Zejména, pokud se jedná o firemní anebo první email druhé straně.
Pamatujte také, že kontrola pravopisu nám nepomůže s gramatikou, čárkami nebo se zvolenými výrazy. Zatím 🙂
David, SmartEmailing.cz
