JAK SE PŘIPRAVIT NA GDPR?

VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE
JSOU U NÁS V BEZPEČÍ

Stránka pro klienty i neklienty o tom, jakým způsobem, proč a jak jsou zpracovávány osobní údaje ve SmartEmailingu.

Osobním údajem se rozumí jakákoliv informace týkající se určeného nebo určitelného subjektu údajů. Subjekt údajů se považuje za určený nebo určitelný, jestliže lze subjekt údajů přímo či nepřímo identifikovat zejména na základě čísla, kódu nebo jednoho či více prvků, specifických pro jeho fyzickou, fyziologickou, psychickou, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu.

Mezi osobní údaje tedy spadají zejména kontaktní údaje fyzické osoby, jeho IP adresa, mohou jimi být informace o využívání služeb nebo o činnostech a preferencích fyzické osoby. Ochrana osobních údajů je upravena zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, v platném znění („zákon o ochraně osobních údajů“).

Co je zpracování osobních údajů?

Zpracováním osobních údajů se rozumí jakákoliv operace nebo soustava operací, které správce nebo zpracovatel systematicky provádějí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky, zejména shromažďování, ukládání na nosiče informací, zpřístupňování, úprava nebo pozměňování, vyhledávání, používání, předávání, šíření, zveřejňování, uchovávání, výměna, třídění nebo kombinování, blokování a likvidace.

Komu udělujete svůj souhlas

Společnost SmartSelling a.s., IČO 29210372, se sídlem Netroufalky 797/5, Bohunice, 625 00 Brno, která provozuje aplikaci SmartEmailing, zpracovává jako správce, tj. určuje, jak budou osobní údaje zpracovávány a za jakým účelem, tyto údaje:

Jaké údaje budeme zpracovávat?

Osobní údaje poskytnuté uživatelem aplikace SmartEmailing při registraci. Jedná se zejména o kontaktní údaje (jméno, příjmení, adresa, email, telefonní číslo), účetní a platební údaje (IČO, DIČ, číslo platební karty, číslo účtu). Tyto údaje jsou nezbytné pro účely poskytování objednaných služeb a vedení účetnictví. Údaje uživatelů budeme zpracovávat po dobu trvání smlouvy o poskytování služby SmartEmailing a deset let ode dne jejího skončení.

Osobní údaje poskytnuté fyzickými osobami, které projevili zájem o odběr našich novinek, know-how a best practices z oblasti e-mailového marketingu, a to v rozsahu jméno, příjmení, e-mailovou adresu a telefon. V případě, že projevíte zájem o naše novinky, poskytujeme Vám možnost vyjádřit dobrovolný souhlas se zpracováním osobních údajů na základě tzv. double opt in (dvojí potvrzení). Souhlas může být kdykoliv odvolán prostřednictvím odhlašovacího odkazu, který je v každé zaslané zprávě. Vaše údaje budeme zpracovávat po dobu, kdy budeme nabízet službu SmartEmailing.

V případě, že užíváte naše služby nebo brouzdáte po našich webových stránkách, můžeme sbírat údaje o Vašich návštěvách našich webových stránek, užívání našich služeb. Tyto údaje zahrnují Vaši IP adresu, chování na webových stránkách smartselling.cz nebo smartemailing.cz, chování v aplikaci SmartEmailing a její využití. Tyto informace získáváme automatizovaně prostřednictvím cookies nebo prostřednictvím trackovacích technologií, jelikož Vám chceme poskytovat co nejlepší službu. Vaše údaje budeme zpracovávat po dobu jednoho roku.

Vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů

Pokud jako správce zpracováváme Vaše osobní údaje, máte právo se na nás kdykoliv obrátit a uplatnit právo na přístup a opravu údajů, které zpracováváme.

Pokud máte pochybnosti o tom, že Vaše údaje zpracováváme v souladu se zákonem, můžete nás požádat o vysvětlení, nebo o nápravu závadného stavu, zejména požadovat blokování, provedení opravy, doplnění nebo likvidaci osobních údajů, případně kompletní výmaz těchto údajů. 

Společnost SmartSelling a.s., která provozuje aplikaci SmartEmailing, zpracovává jako zpracovatel, tj. jako osoba pověřená uživatelem aplikace SmartEmailing, údaje, které uživatel vložil do aplikace SmartEmailing o svých odběratelích, zejména kontaktní údaje odběratelů (jméno, příjmení, email), případně další údaje o odběratelích, informace o jednání odběratelů v rámci využití aplikace SmartEmailing (doručení kampaně, otevření kampaně apod.), obsah emailové kampaně rozesílané uživatelem.

Dovolujeme si Vás informovat, že

  • můžeme kontrolovat obsah, spamy a závadnost šířených emailových kampaní a v případě jakýchkoliv pochybností o zákonnosti zpracování osobních údajů Vašich odběratelů nebo v případě pochybností o zákonnosti obsahu Vašich emailových kampaní jsme oprávněni užívání aplikace SmartEmailing dočasně pozastavit bez nároku na náhradu škody,
  •  jsme připraveni v rámci aplikace SmartEmailing vykonat práva Vašich odběratelů na opravu, doplnění, likvidaci i kompletní výmaz osobních údajů.

Ochranu a zabezpečení veškerých osobních údajů bereme vážně.

S Vašimi osobními údaji, jakož i s osobními údaji Vašich odběratelů budeme nakládat zodpovědně a v souladu s platnou českou legislativou. Pro zpracování osobních údajů užíváme automatizované i neautomatizované prostředky. Všechny údaje jsou uloženy na zabezpečených serverech uložených výhradně v Evropské unii. Chráníme osobní údaje v maximální možné míře pomocí moderních technologií, které odpovídají stupni technického rozvoje. Přijali jsme a udržujeme veškerá možná (aktuálně známá) technická a organizační opatření, která zamezují zneužití, poškození nebo zničení osobních údajů, zejména:

  • Pro zabezpečení serverů využíváme víceúrovňový firewall, který umožňuje přístup pouze pro https port.
  • Veškerá komunikace mezi servery je šifrována a zabezpečena virtuální privátní sítí.
  • Mailové zprávy jsou kontrolovány na přítomnost virů a jejich obsah na phishing. 
  • Přístup k osobním údajům našich zaměstnanců a spolupracovníků je možný pouze přes víceúrovňové přihlášení vybraných a schválených osob.
  • Monitoring bezpečnosti a případných bezpečnostních incidentů řeší dedikovaný tým 24/7.

Osobní údaje Vašich odběratelů nebudeme užívat pro komerční účely. Můžeme je užít pouze a výhradně za účelem zlepšování našich služeb.

 

Komu mohou být osobní údaje zpřístupněny?

Potvrzujeme, že jsme splnili svou registrační povinnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Jsme registrováni pod č. 00047679.

Osobní údaje, které zpracováváme jako správce i jako zpracovatel můžeme zpřístupňovat výhradně našim spolupracovníkům, kteří zajišťují administrativní a technickou podporu při provozu aplikace SmartEmailing, případně jiným subjektům pouze z důvodu plnění zákonných povinností.

Dovolujeme si Vás ujistit, že naši zaměstnanci i spolupracovníci, kteří budou zpracovávat Vaše osobní údaje, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích a o bezpečnostních opatřeních, jejichž zveřejnění by ohrozilo zabezpečení Vašich osobních údajů. Tato mlčenlivost přitom trvá i po skončení závazkových vztahů s námi. Bez vašeho souhlasu nebudou vaše osobní údaje vydány žádné jiné třetí straně. 

Čestné prohlášení uživatele jako správce osobních údajů

Uživatel aplikace SmartEmailing prohlašuje, že jako správce osobních údajů svých odběratelů splňuje veškeré zákonné povinnosti vyžadované platnou legislativou, zejména zákonem o ochraně osobních údajů, a tedy že:

  • zpracovává osobní údaje svých odběratelů pouze na základě zákonného právního titulu (odběratel vyjádřil svobodný a dobrovolný souhlas se zpracováním svých osobních údajů a uživatel je schopen tento souhlas doložit, nebo je zpracování osobních údajů odběratele nezbytné pro splnění smlouvy, nebo je zpracování nezbytné pro splnění právních povinností uživatele, případně z jiných důvodů podle § 5 odst. 2 zákona o ochraně osobních údajů),
  • nevkládá do aplikace SmartEmailing citlivé osobní údaje jeho odběratelů, tj. osobní údaj vypovídající o národnostním, rasovém nebo etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotním stavu a sexuálním životě subjektu údajů a genetický údaj subjektu údajů, biometrický údaj,
  • splňuje registrační povinnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů,
  • splňuje informační povinnost vůči svým odběratelům podle zákona o ochraně osobních údajů,
  • umožňuje svým odběratelům výkon jejich práv podle zákona o ochraně osobních údajů,
  • plní veškeré další povinnosti správce osobních údajů podle zákona o ochraně osobních údajů,
    zavazuje se v aplikaci SmartEmailing zohlednit jakékoliv změny v evidenci osobních údajů svých odběratelů ve lhůtě nejpozději do 24 hodin od přijetí informace o změně.

V případě, že jako uživatel aplikace SmartEmailing porušíte své povinnosti správce osobních údajů ve smyslu zákona o ochraně osobních údajů a v přímé souvislosti s tímto porušením nám vznikne jakákoliv újma, jste povinen nám takovou škodu v plném rozsahu nahradit.

podpora@smartemailing.cz
tel: +420 511 444 321
9:00 - 16:00 po-pá