Zásady zpracování osobních údajů
1. CO JE TOTO ZA DOKUMENT?
V případě, že využíváte naši službu SmartEmailing, popřípadě navštěvujete naše internetové stránky, může docházet ke zpracování Vašich osobních údajů z naší strany.
V takovém případě máme milou povinnost informovat Vás o tom, jak Vaše osobní údaje zpracováváme, včetně dalších informací, které Vám umožní zkontrolovat, že je vše v pořádku.
2. KDO JSTE?
Jsme obchodní společnost SmartSelling a.s., se sídlem Netroufalky 797/5, Bohunice, 625 00 Brno, sp. zn. B 7559 vedená u Krajského soudu v Brně a jsme poskytovatelem služby SmartEmailing.
Vzhledem k tomu se často dostáváme do pozice správce osobních údajů.
3. CO V TOMTO DOKUMENTU NALEZNU?
V tomto dokumentu bychom Vás chtěli informovat o tom, jak zpracováváme Vaše osobní údaje v souvislosti s návštěvou našich stránek, registrací v naší službě SmartEmailing a taktéž při používání této služby.
Zároveň v tomto dokumentu naleznete i bližší informace o tom, jaké používáme cookies, jak jejich ukládání povolit, odmítnout či následně změnit.
4. POUŽÍVÁTE NA SVÝCH STRÁNKÁCH COOKIES?
Ano, na našich internetových stránkách používáme cookies, nicméně až poté, co nám k tomu dáte souhlas v naší cookies liště. Tam najdete veškeré bližší informace o tom, co to cookies jsou a jak se používají, ale také kdo je poskytovatelem cookies, komu jsou informace z cookies zpřístupňovány a další související informace.
Stejně tak máte možnost kdykoliv svoje rozhodnutí souhlas udělit či neudělit změnit, a to v rámci minimalizované cookies lišty, kterou naleznete tzv. „vlevo dole“.
5. CO JSOU TO OSOBNÍ ÚDAJE?
Osobní údaje jsou informace, které o Vás zpracováváme. Jedná se tedy o informace, které nám buď sami sdělíte, nebo je o Vás nějakým způsobem získáme (např. při používání naší aplikace). Samotné osobní údaje se pak dělí do jednotlivých kategorií, které mohou být např.:
Kategorie | Příklad |
Identifikační údaje | Např. jméno, příjmení, titul, přezdívka… |
Adresní údaje | Např. název obce, ulice, číslo popisné či evidenční číslo, PSČ. |
Kontaktní údaje | Např. e-mail, telefonní číslo, přezdívka na sociálních sítích. |
Platební údaje | Např. fakturační údaje či číslo účtu. |
Informace o používání aplikace | Např. logy a aktivita v rámci služby. |
Obsah komunikace | Např. obsah naší komunikace či Vašich zpráv. |
Není to tak, že by vždy docházelo ke zpracování osobních údajů ve výše uvedeném rozsahu. Vždy bude záležet na konkrétní situaci.
6. CO VÁS OPRAVŇUJE K TOMU MOJE OSOBNÍ ÚDAJE ZPRACOVÁVAT?
Buďte ujištěni, že Vaše osobní údaje zpracováváme vždy v souladu s GDPR, a to vždy na základě platného právního titulu. Dle čl. 6 GDPR můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat pouze v případě, že:
- nám k tomu dáte svůj svobodný a vždy odvolatelný souhlas;
- nám dané zpracování ukládá zákon a zpracování probíhá v rámci plnění našíi zákonné povinnosti;
- nám dané zpracování ukládá smlouva, kterou spolu uzavřeme, či v případě, že se k takovému uzavření schyluje;
- nám svědčí oprávněný zájem Vaše osobní údaje zpracovávat a takový oprávněný zájem má přednost před Vašimi právy na soukromí.
To, na základě čeho zpracováváme Vaše osobní údaje v konkrétním případě, naleznete níže.
7. JAK ZPRACOVÁVÁTE MOJE OSOBNÍ ÚDAJE V PŘÍPADĚ REGISTRACE A POUŽÍVÁNÍ SLUŽBY?
Pokud chcete používat SmartEmailing, je potřeba, abyste se u nás registrovali a odsouhlasili naše všeobecné obchodní podmínky. Abychom Vám mohli naši službu poskytovat, potřebujeme k tomu Vaše osobní údaje.
V takovém případě zpracováváme Vaše osobní údaje za následujícími účely:
Účel | Rozsah | Právní titul | Doba zpracování |
Uzavření a plnění smlouvy o poskytování služeb, včetně související komunikace | Identifikační údaje Kontaktní údaje Adresní údaje Platební údaje Informace o používání aplikace | Nezbytnost pro splnění smlouvy (popřípadě oprávněný zájem správce v případě, že zastupujete právnickou osobu) | Po dobu trvání smlouvy a následně 3 roky po jejím ukončení (základní údaje o smluvním vztahu po dobu 10 let) |
Oslovování prostřednictvím e-mailu a telefonu ohledně nabídek produktů a služeb, které jsou obdobné zakoupeným produktům a službám | Identifikační údaje Kontaktní údaje Informace o zakoupených službách a produktech | Tzv. zákaznická výjimka | Po dobu trvání smlouvy a následně 3 roky po jejím ukončení |
Zasílání nabídek, newsletterů a dalších informací správce, včetně nabídek třetích stran a to upravených na míru dle toho, co by se Vám mohlo líbit | Identifikační údaje Kontaktní údaje Informace o používání aplikace | Souhlas | Do odvolání souhlasu |
Analýza používání služby za účelem vylepšování aplikace | Informace o používání aplikace | Oprávněný zájem | Po dobu trvání smlouvy a 3 roky po jejím ukončení |
Je Vaším svobodným rozhodnutím, zda nám výše uvedené osobní údaje svěříte. Pravdou však je, že bez nich s Vámi nedokážeme uzavřít smlouvu a poskytovat Vám naše služby. Pro zprovoznění služby není povinné nám udělovat souhlas se zasíláním obchodních sdělení – stejně tak můžete kdykoliv vyloučit i zákaznickou výjimku.
Pro fungování naší služby je však důležité zpracovávat určitá statistická data o tom, jak naši klienti naši službu používají. Bez toho bychom nebyli schopni odhalovat problémy či poskytovat servis. Proto při používání naší služby zpracováváme Vaše osobní údaje na základě našeho oprávněného zájmu, který spočívá v co nejvíce odosobněném sběru informací o užívání služby, a to ve formě statistických přehledů, heatmap apod. Pokud byste měli dojem, že ve Vašem případě má před naším oprávněným zájmem přednost Vaše právo na ochranu soukromí, máte právo podat proti tomuto zpracování námitku.
8. JAK ZPRACOVÁVÁTE MOJE OSOBNÍ ÚDAJE V PŘÍPADĚ NEWSLETTERU?
Jsme rádi, když s Vámi můžeme zůstat v kontaktu a zasílat Vám naše novinky, pozvánky na akce a další informace, které si myslíme, že by se Vám mohly líbit. Proto, pokud nám s tím dáte Váš souhlas, zpracováváme Vaše osobní údaje následovně:
Účel | Rozsah | Právní titul | Doba zpracování |
Zasílání nabídek, newsletterů a dalších informací správce, včetně nabídek třetích stran a to upravených na míru dle toho, co by se Vám mohlo líbit | Identifikační údaje Kontaktní údaje Informace o používání aplikace | Souhlas | Do odvolání souhlasu |
Veškeré zpracování je z Vaší strany naprosto dobrovolné, nemáte žádnou povinnost nám souhlas udělovat a naopak máte maximální právo každý souhlas kdykoliv odvolat, a to postupem uvedeným níže.
V případě zasílání obchodních sdělení se snažíme, abychom Vám neposílali informace, co Vás nemusí nutně zajímat. Za tím účelem provádíme profilování, které spočívá v analýze toho, co se Vám líbí, a na jejímž základě Vám již zasíláme informace hlavně z Vaší oblasti zájmu.
9. JAK ZPRACOVÁVÁTE MOJE OSOBNÍ ÚDAJE V PŘÍPADĚ KONTAKTNÍHO FORMULÁŘE?
Pokud s námi naopak chcete komunikovat Vy, budeme jedině rádi. V takových případech zpracováváme Vaše osobní údaje za následujícími účely:
Účel | Rozsah | Právní titul | Doba zpracování |
Zodpovězení dotazu a související komunikace | Identifikační údaje Kontaktní údaje Obsah komunikace | Oprávněný zájem | Po dobu trvání naší komunikace, ne však déle, než 1 rok od jejího ukončení |
Uvedení výše uvedených údajů není z Vaší strany povinné, nicméně bez nich nejsme schopni s Vámi komunikovat. Zodpovězení Vašeho dotazu je tak v našem oprávněném zájmu. Pokud byste měli pocit, že v rámci Vašeho případu překračujeme náš oprávněný zájem, máte možnost proti tomuto zpracování podat námitku postupem uvedeným níže.
10. PO JAKOU DOBU ZPRACOVÁVÁTE OSOBNÍ ÚDAJE?
Vaše osobní údaje zpracováváme pouze po nezbytnou dobu, nikdy ne déle, než opravdu potřebujeme. Veškeré doby zpracování naleznete vždy u příslušného účelu výše.
11. KOMU OSOBNÍ ÚDAJE ZPŘÍSTUPŇUJETE?
Vaše osobní údaje zpřístupňujeme třetím osobám pouze v případě, že nám to ukládá zákon, nebo k tomu dochází na základě zpracovatelské smlouvy. Níže uvádíme kategorii příjemců, přičemž vždy Vám velmi rádi dáme konkrétní informaci o konkrétních příjemcích:
12. JAKÁ MÁM PRÁVA SPOJENÁ SE ZPRACOVÁNÍM OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
S ohledem na skutečnost, že zpracováváme Vaše osobní údaje, máte vůči nám různá práva, o jejichž obsahu, podmínkách uplatnění a omezení bychom Vás chtěli informovat.
12.1. Právo na přístup
Prakticky kdokoliv má právo nás oslovit a získat od nás potvrzení, zda zpracováváme či nezpracováváme jeho osobní údaje. Nadto máte kdykoliv právo požádat nás o bližší informace o zpracování Vašich osobních údajů, jako jsou účely zpracování, kategorie dotčených údajů, příjemci, doba zpracování, Vaše práva apod.
Stejně tak máte právo od nás získat kopii veškerých osobních údajů, které o Vás zpracováváme. Jediný důvod, proč bychom Vám neměli vyhovět, je situace, kdy by se to nepříznivě dotklo práv a svobod jiných osob, resp. subjektů údajů.
12.2. Právo na opravu
Pokud byste zjistili, že zpracováváme Vaše osobní údaje nepřesně (např. máme starou adresu, kontaktní údaje apod.), máte vždy právo nás požádat o to, abychom nepřesné údaje opravili, popřípadě doplnili na základě Vašeho dodatečného prohlášení.
12.3. Právo na výmaz (právo být zapomenut)
Vaše osobní údaje zpracováváme pouze po námi určenou dobu a poté je ihned mažeme. Vedle toho máte však právo nám napsat, abychom Vaše osobní údaje vymazali v případě, že nastane jeden z těchto důvodů:
- osobní údaje již nejsou pro účely dané výše potřeba;
- odvoláte svůj souhlas se zpracováním osobních údajů;
- vznesete námitku proti oprávněnému zájmu a my vyhodnotíme, že tento oprávněný zájem nepřevažuje nad Vašimi právy (v případě marketingových účelů na základě oprávněného zájmu tyto údaje vymažeme ihned);
- zpracování bylo protiprávní;
- výmaz nám ukládá právo České republiky či právo EU.
Ne ve všech případech Vám však můžeme vyhovět. Někdy existují důvody, pro které bychom si měli Vaše osobní údaje ponechat v případě, kdy je to nezbytné:
- pro výkon práva na svobodu projevu a informace;
- pro splnění zákonné povinnosti;
- z důvodu veřejného zájmu v oblasti veřejného zdraví;
- pro účely archivace ve veřejném zájmu, pro účely vědeckého či historického výzkumu či pro statistické účely;
- pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.
12.4. Právo na omezení zpracování
Pakliže nás o to požádáte, přestaneme zpracovávat Vaše osobní údaje, resp. je ponecháme uložené, ale jinak je zpracovávat nebudeme. Tomuto právu se říká „právo na omezení zpracování“ a můžete ho využít pouze v následujících případech, kdy:
- popíráte přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou ke ověření jejich přesnosti;
- zpracování je protiprávní, odmítnete výmaz osobních údajů a budete vyžadovat omezení jejich použití;
- již osobní údaje nebudeme potřebovat pro účely zpracování, ale vy po nás budete požadovat jejich uchování pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
- vznesete námitku proti oprávněnému zájmu a to až do doby posouzení její oprávněnosti.
12.5. Právo na přenositelnost
V případě, kdy Vaše osobní údaje zpracováváme automatizovaně a zpracování je založeno na souhlasu nebo nezbytnosti pro splnění smlouvy, máte právo na tzv. přenositelnost. Právo na přenositelnost Vám zaručuje, že údaje, které jste nám poskytli, Vám předáme v běžně používaném a strojově čitelném formátu, popř. tato data předáme jinému správci, kterého nám označíte.
12.6. Právo na námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu
V případě, kdy zpracováváme Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu, máte právo podat proti tomuto zpracování odůvodněnou námitku. V případě zpracování pro účely přímého marketingu nemusíte žádost odůvodňovat a my v souladu s GDPR ihned přestaneme vaše osobní údaje zpracovávat.
Tak je tomu například v případě, kdy Vám zasíláme obchodní sdělení o obdobných produktech či službách, které jste u nás nakoupili, tedy na základě tzv. zákaznické výjimky. Pokud si toto nepřejete, dejte nám vědět na náš e-mail, popřípadě nám tuto informaci sdělte na příslušném místě při registraci či objednávce a my tak nebudeme činit, popřípadě s tím přestaneme. Stejně tak můžete v rámci našich obchodních sdělení použít odkaz pro odhlášení, který je uveden na konci e-mailu.
V ostatních případech máme právo Vaši námitku přezkoumat a posoudit, zda Vaše práva mají přednost před naším oprávněným zájmem.
12.7. Právo na odvolání souhlasu
Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu, máte samozřejmě právo souhlas kdykoliv odmítnout a vzít zpět. V takovém případě již nebudeme pokračovat s dalším zpracováním a pokud nám v tom zákon nebude bránit, tak Vaše osobní údaje smažeme.
Pokud však budeme zpracovávat Vaše osobní údaje i na základě jiného právního titulu, nemáme povinnost (někdy ani nesmíme) dané osobní údaje smazat.
12.8. Právo podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů
Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme protiprávně, máte pochopitelně právo obrátit se se stížností k dozorovému úřadu, jímž je Úřad pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).
13. JAK MOHU UPLATNIT VÝŠE UVEDENÁ PRÁVA?
Pakliže byste chtěli uplatňovat svoje práva, napište nám prosím na e-mail podpora@smartemailing.cz popřípadě využijte nastavení ve Vašem uživatelském účtu, pokud to pro dané právo umožňuje.
14. PŘEDÁVÁTE OSOBNÍ ÚDAJE MIMO EU?
Nepředáváme.
15. POUŽÍVÁTE V RÁMCI ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ AUTOMATIZOVANÉ INDIVIDUÁLNÍ ROZHODOVÁNÍ?
Nikoliv.
Tyto zásady zpracování jsou platné pro smlouvy uzavřené ode dne 2. listopadu 2023. Pro smlouvy uzavřené před tímto datem kde došlo k oznámení o změně, jsou účinné od 10. prosince 2023. Pro ostatní smlouvy platí zásady zpracování s účinností od 1.5. 2018, které jsou dostupné zde.