V dnešních dnech, kdy lidé mají informací o slevách a různých propagačních akcí plnou e-mailovou schránku, je těžké vybočit a vzbudit pozornost. Poutavě napsaná připomínka eventu, o kterou potencionální účastník projevil zájem, je ale dobrý způsob, jak toho dosáhnout.
Pokud jste upoutávkou na vámi plánovanou akci (konferenci, přednášku apod.) zaujali, lidé si ve velkým kupují vstupenky a vy máte pocit, že je vyhráno. Z velké části nejspíš ano, ale ještě je tu jedna, velmi podstatná, věc – lidé musí na akci skutečně přijít.
Žijeme v rychlé zaneprázdněné době a často se nám stává, že na konané akce zapomínáme, přestože nechceme. To samé se může stát i v případě vašich zájemců o event. Před tím, než ale začnete věšet hlavu, vezměte situaci do svých rukou a chytněte příležitost za pačesy! Upozorněte účastníky pomocí připomínky, kterou od vás dostanou do e-mailu a předejděte obavám, že na událost jednoduše zapomenou. Nejen, že vůči nim projevíte zájem, ale také s nimi vybudujete pevnější vztahy.
Jak efektivně napsat připomínku události e-mailem?
Aby byla připomínka účinná, neposílejte jen jednu, ale rovnou celou sérii. Její obsah pak závisí na typu události jako takové. Můžete pořádat akci jak v offline, tak online prostředí. Samozřejmě samotné připomínce předchází nejdříve pozvánka.
Efektivní připomínka by měla obsahovat hlavní informace o události, kterou pořádáte. Připomeňte jim název události, datum, čas a místo konání. V případě webináře, workshopu nebo konference můžete přidat i panel se jmény a fotografiemi, se kterými se vaši účastníci setkají.
Jak správně poslat e-maily za sebou?
- Potvrzení o registraci na událost
První e-mail, který by měl vašim zájemcům o akci přijít vesměs ihned po dokončení registrace, je potvrzení o tom, že jim na pořádanou akci držíte místo a počítáte s nimi. Ani tady nezapomeňte na datum konání akce.
- Úvodní informace
Jako první ze série připomínkových e-mailů je tu zpráva s úvodními informacemi, která by měla do schránky účastníka odejít zhruba několik dní po registraci nebo dva týdny před událostí. A jaké informace bychom měli účastníkovi v e-mailu připomenout?
- Jméno vaší firmy nebo firmy, která událost pořádá
- Název události
- Datum konání události
- Kontakt na osobu, na kterou se mohou účastníci obrátit
- Benefity, které můžete na události nabídnout
- Udělejte prostor k diskuzi
Úvodní informace jsme zaslali. Co dál? Pojďte účastníky do přípravy na událost trochu zapojit! Požádejte je o vyplnění dotazníku, který vám pomůže k vyhodnocení výsledků, nebo jim doporučte článek, který se týká tématu akce. Následně jim můžete dát prostor, aby položili otázky, které je v rámci události zajímají, a ty pak nezapomeňte v den akce zodpovědět. Je to dobrý způsob jak ukázat, že o účastníky projevujete opravdový zájem.
- Připomeňte se v den konání akce
Přišel Den D a vy ladíte k dokonalosti poslední detaily. I přes celodenní shon, který vás čeká, nezapomínejte na své účastníky. Hned z brzkého rána, kdy si plánují program do svých diářů, jim jednoduchým e-mailem připomeňte, že by si neměli do diářů zapomenout napsat také vaší akci. Navíc můžete připsat něco, čím je namotivujete, aby opravdu přišli.
Tip pro vás
Pokud máte účastníkův souhlas, dejte mu přes aplikaci Viber, WhatsApp nebo Messenger vědět, že ve své e-mailové schránce najdou e-mail s podrobnými informacemi o akci.
- Poslední připomenutí
Toto e-mailové připomenutí se posílá zhruba hodinu před konáním, abyste dali účastníkům dostatečný prostor k dokončení svých schůzek. Předmět e-mailu by pak mohl vypadat např. takto: “Webinář začíná již za 10 minut!”
Komunikace po události
- Myslete i na ty, co se nezúčastnili
Přestože jste udělali vše tak, jak jste měli, někteří zájemci se vaší události nebudou moci zúčastnit. Ať už byl důvod jakýkoliv, není nic jednoduššího, než jim nabídnout nahrávku nebo záznam a poslat ji i těm, kteří se zúčastnili. Možná by si i oni události rádi zopakovali.
- Řekněte si o zpětnou vazbu
Zpětná vazba je důležitá. Díky ní zjistíte, v čem jste dobří, a nebo kde je naopak prostor k zlepšení. Zeptejte se, jaký mají účastníci názor na vámi pořádanou akci. Určitě se dozvíte spoustu zajímavých poznatků, které můžete využít ve svůj prospěch do budoucna.
